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Llevo muchos años, junto a mis colegas de OPTIMA LAB, investigando, experimentando y ayudando a mejorar la efectividad personal a multitud de profesionales de diversos perfiles en diferentes organizaciones.
Muchas veces, personas que asisten a los cursos y talleres que facilito, me preguntan sobre cuál es el mejor hábito para empezar a mejorar su efectividad personal.
Obviamente, esta pregunta tiene una única respuesta idéntica para todo el mundo: “Depende”.
Mejorar la efectividad es, aunque parezca obvio, muy personal. Cada persona está en una situación y tiene unas circunstancias concretas.
Además, mejorar la efectividad personal es un camino competencial. Para mejorar tu efectividad, de verdad, únicamente es necesario desarrollar una serie de hábitos y comportamientos concretos, claramente identificados y avalados por la ciencia.
A continuación me gustaría compartir en este post cuáles han sido cinco de los hábitos que, si miro hacia atrás en el tiempo, me marcaron a la hora de mejorar mi efectividad. Ahí van.
Tomar conciencia: mejorar es cuestión de hábitos
Quizás no sea un hábito en sí mismo, pero por la relevancia que tiene debe ser lo primero que, honestamente, comparta con vosotros.
Yo también dediqué mucho tiempo a buscar soluciones fáciles y rápidas. Ya vimos que es algo normal, aunque poco útil.
Al final, me di cuenta de que, como en cualquier cambio que merece la pena, hay que dedicar tiempo, atención y recursos para avanzar de manera solvente y sostenible.
Cuando finalmente lo comprendí, mi enfoque para cambiar y mejorar mi efectividad personal fue otro: sustituí las prisas por la paciencia; lo fácil por aprender y comprender qué tenía que cambiar; y lo cómodo por practicar una y otra vez hasta conseguir el cambio.
Aprovechar los niveles de energía
Muchas veces nos empeñamos en hacer determinadas tareas cuando no tenemos la energía ni la claridad mental para hacerlo.
Somos profesionales del conocimiento y la materia prima con la que trabajamos es nuestro conocimiento, nuestra experiencia, lo que sabemos y lo que aprendemos.
Nuestro trabajo requiere que nuestro cerebro esté en óptimas condiciones de atención y energía.
Agrupar tu trabajo en función de la energía que tienes es, sin duda, una manera realmente inteligente, y realista, de ayudar a mejorar tu eficiencia.
Cuando tengas poca energía, dedica tu atención a tareas que tenga sentido hacer cuando estás más cansado. Cuando estés con tu energía mental a tope, aprovecha para hacer esas tareas complicadas que requieren una atención más intensa.
Usar la lista “A la espera”
Sin duda, la lista de “A la espera” para mi fue uno de los grandes descubrimientos cuando empecé a trabajar con GTD®.
Tener un inventario de todo lo que había delegado, a quién lo había delegado y cuando lo había delegado me permitió sacar la cabeza por encima del agua en un momento profesional “exigente”.
Consultar ese inventario de manera regular me ayudó (y ayuda) hacer un seguimiento proactivo de todo lo pendiente por parte de terceras personas (compañeros, proveedores, clientes, jefes, pareja,…).
Capturar para decidir más adelante
Dar respuesta o hacer las cosas según aparecen en nuestro radar es algo instintivo en nuestra naturaleza humana.
Cuando esto ocurre, y suele ser la mayoría de las veces salvo que lo evitemos desarrollando los hábitos necesarios, es el Sistema 1 del que habla Daniel Kanheman el que toma las riendas de nuestros actos.
El Sistema 1 es un sistema de pensamiento es muy útil para muchas cosas, pero no es el mejor aliado para ayudarnos a pensar y decidir sobre nuestro trabajo, algo para lo que está mucho mejor preparado “el perezoso” Sistema 2.
Frente al impulso instintivo de reaccionar ante las cosas según aparecen, el hábito de capturar me ayudó a entender las ventajas enfriar el pensamiento.
Siempre que algo aparece en mi radar, capturo ese input: lo anoto si es un pensamiento, le tiro una foto si es una imagen que ha llamado mi atención o lo coloco en algún sitio (bandeja, carpeta,…) si es algo físico.
Lo importante es evitar decidir hacer algo con ello en ese mismo momento, porque ya sabes cuales suelen ser las consecuencias de decidir en caliente justo en el momento en el que aparecen las cosas.
Hacer la Revisión Semanal de todo mi sistema
Sí, reconozco que es un hábito que aún me cuesta y da pereza. Pero es un hábito fundamental.
Dedicar el tiempo necesario a revisar todo mi sistema de organización, actualizarlo, reflexionar sobre lo que contiene y ganar perspectiva sobre todo lo que tengo que hacer y, también, sobre lo que no voy a hacer me aporta seguridad y fiabilidad.
Conclusión
Los cinco hábitos que he compartido se recogen, de una manera u otra, dentro de la metodología de productividad personal GTD®.
Lo verdaderamente relevante es que no importa tanto cuáles sean los hábitos por los que empieces, sino que empieces por aquello que pueda resultarte más útil. Poco a poco, podrás ir incorporando “más piezas”.
La efectividad personal es un camino de transformación y cada persona debe decidir por dónde y cómo empezar. Me encantaría que también compartieses tu experiencia: ¿cuáles han sido los hábitos que más te han marcado a la hora de mejorar tu efectividad personal?
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